¿Qué es Zoom? La plataforma de videoconferencias gratuita

En la era digital, cada vez más empresas se están dando cuenta de que no todos sus empleados necesitan trabajar desde una oficina para que los negocios funcionen sin problemas. Esto especialmente en momentos de crisis. Aquí es donde comenzamos a fijarnos en herramientas de teletrabajo como Zoom. Este servicio de videoconferencias permite interactuar virtualmente con compañeros de trabajo o empleadores cuando las reuniones en persona no son posibles.

Este año, el número de usuarios de Zoom ha crecido rápidamente en torno a las preocupaciones por el COVID-19. Esta pandemia hace que el teletrabajo parezca mucho más humano, ya que te ayuda a sentirte conectado. Con el coronavirus afectando las economías de todo el mundo, esta plataforma se presenta como la herramienta indicada para pequeños equipos de trabajo que desean conectarse con sus empleadores y continuar sus actividades de trabajo diario con una interrupción mínima.

¿Qué es Zoom y como funciona?

Zoom es un servicio de videoconferencia basado en la nube que puede usar para reunirse virtualmente con colegas, empleadores, equipos de trabajo etc. ya sea mediante videoconferencia o simplemente llamadas de audio, todo mientras realiza chats en vivo, y le permite grabar esas sesiones para verlas más tarde. 

Cuando la gente decide probar la plataforma de Zoom, generalmente lo hace para realizar videoconferencias junto a un equipo de trabajo. Puede unirse a estas reuniones adquiriendo la cámara web de su preferencia o con un smartphone con acceso a Internet.

A continuación, profundizaremos en los casos de uso de Zoom más comunes en un lugar de trabajo típico: Reuniones de Zoom y Salas de Zoom.

¿Que es una reunión de Zoom?

Una «reunión de Zoom» simplemente se refiere a una reunión organizada de forma virtual mediante el uso de la plataforma, y los asistentes pueden unirse a la reunión en persona, a través de una cámara web, cámara de videoconferencia, o por teléfono. No necesita tener una cuenta para asistir a las reuniones organizadas en esta plataforma, incluso puede reunirse con clientes o realizar entrevistas con candidatos remotos de manera virtual .

¿Que es una sala de Zoom?

Una sala de Zoom es un sistema de hardware con una aplicación que permite la creación de una sala de conferencias donde los usuarios pueden programar, iniciar y ejecutar reuniones con solo presionar un botón. Las salas requieren una suscripción adicional además de una suscripción y son una solución ideal para empresas más grandes con muchos empleados que realizan reuniones de manera regular.

Características principales de Zoom

Aprenda a usar zoom

Con esta aplicación de videoconferencia puedes hacer más que simplemente habilitar una reunión virtual cara a cara. También le permitirá mostrar lo que está en su pantalla a todos los demás en la llamada, pasar sin problemas el control de la reunión a otra persona y grabar la llamada como un video. Entre las características más destacadas tenemos:

  1. Videoconferencias Individuales : Permite la celebración de reuniones individuales ilimitadas incluso si sólo estás suscrito al plan gratuito.
  2. Videoconferencias grupales: Permite la organización de reuniones grupales en las que pueden participar hasta 500 personas (previa compra del complemento «reunión grande»). Pero no te alarmes con el plan gratuito será capaz de organizar videoconferencias de hasta 40 minutos hasta con 100 participantes.

Cómo comenzar a usar Zoom

Zoom ofrece cuatro niveles de suscripción distinto para comenzar a usar sus servicios (sin incluir una suscripción a salas Zoom).

1. Plan gratuito: esta es la mejor opción si está probando Zoom, o si trabaja solo o con una o dos personas y hace la mayor parte de la programación y coordinación de la reunión. Con la versión gratuita, los usuarios pueden celebrar una cantidad ilimitada de reuniones, pero las reuniones grupales con múltiples participantes tienen un límite de 40 minutos de duración y la reunión no se puede grabar.

2. Plan Pro: esta es la mejor opción si está utilizando Zoom con un equipo pequeño con al menos un miembro trabajando remotamente a tiempo completo o parcial para que pueda colaborar de manera efectiva, sin importar dónde se celebre la reunión.

3. Plan Business: Este plan es el más adecuado para pequeñas y medianas empresas con múltiples equipos que programan regularmente reuniones de Zoom. 

4. Plan Enterprise: para empresas con 1,000 empleados o más, este nivel ofrece almacenamiento ilimitado en la nube para grabaciones, un administrador de éxito de clientes dedicado y descuentos en seminarios web y Zoom Rooms. 

Además, si desea configurar salas Zoom, puede inscribirse para una prueba gratuita de 30 días, después de lo cual la creación de salas requiere una suscripción adicional.

Descargue Zoom

La aplicación de escritorio está disponible para Windows y macOS, mientras que la aplicación móvil está disponible para Android e iOS .

Zoom te permitirá unirte a una reunión sin necesariamente iniciar sesión en la plataforma, pero también facilita la creación de una cuenta vinculando su plataforma con Google, Facebook o SSO. Si instalaste la aplicación en una computadora de escritorio, también puedes comenzar una grabación local, crear encuestas, transmitir videos en vivo en Facebook y más. En otras palabras para aprovechar todas las funciones de la plataforma, es recomendable instalar la aplicación en una computadora de escritorio, aunque, si eres un usuario de suscripción gratuita, aún puedes obtener muchos beneficios de la aplicación móvil.

Programar una reunión en Zoom.

Después de descargar la aplicación ya esta listo para comenzar a usar Zoom. Puede programar una reunión haciendo clic en «Nueva reunión»(new meeting) o haciendo clic en «Programar reunión» (schedule) para reservar una reunión de Zoom para el futuro.

Luego, puede editar los detalles de su reunión; por ejemplo, puede programar una reunión periódica, establecer una contraseña de reunión y elegir qué calendario desea sincronizar.

Una vez que esté en una reunión de Zoom, puede usar funciones como activar y desactivar la configuración de video y micrófono, invitar a otros participantes de la reunión, chatear con otros participantes de la reunión, grabar la reunión y compartir su pantalla.

Ahora que comprende los conceptos básicos de Zoom, use estos consejos para obtener la mejor experiencia posible.

Consejos finales

1. Personaliza tus preferencias

En su aplicación Zoom, puede establecer las preferencias que se aplicarán a cada reunión a la que asista. Una de las características más usadas por los usuarios de esta plataforma es la función «Retocar mi apariencia» (Touch up my appearance) que permite agregar un filtro a su cámara web para que no necesite maquillarse (o ducharse) antes de unirse a una reunión de Zoom desde su casa, y otra recomendación es siempre marcar la opción «Apagar mi video cuando se una a una reunión» (Turn off my video when joining meeting) para que su cara no aparezca inadvertidamente en una gran pantalla de proyector si se une a una reunión de muchas personas (desafortunadamente, esto me ha sucedido a mí).

2. Grabe reuniones importantes

Si estás organizando una reunión de Zoom con los miembros de tu equipo, y por alguna razón alguno no pudo asistir a la videoconferencia, es una buena práctica grabar (record) esas reuniones para referencia futura. Puede grabar reuniones en su dispositivo o en la nube de la plataforma para su posterior revisión para asegurarse de que todos estén en la misma página.

3. Silencia el micrófono cuando no hables

Esta es una regla básica usada durante todo tipo de videoconferencias , pero vale la pena repetirla, sin importar qué software use. Silenciate cuando no estés hablando para reducir el ruido de fondo que distrae. En sus preferencias, puede configurar que se silencie automáticamente cuando se una a una reunión. 

4. Atajos de teclado

Estas teclas de acceso directo están pensadas para facilitarte el uso de funciones en Zoom cuando te encuentres concentrado durante las reuniones. A Continuación te mostraremos las que en nuestra opinión nos parecen los atajos más importantes.

  • Alt+A o Comando(⌘) + Shift+A: Silenciar / activar audio
  • Alt+M o Comando(⌘) + Control+M: silenciar / activar el audio para todos excepto el anfitrión
  • Alt+R o Comando(⌘) + Shift+R : Iniciar / detener grabación local
  • Alt+C o Comando(⌘) + Shift+C : Iniciar / detener la grabación en la nube
  • Alt+S o Comando(⌘) + Control+S: Iniciar el uso compartido de pantalla
  • Alt+P o Comando(⌘) + Shift+P : Pausar o reanudar la grabación

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